Cosa è un processo

Dire oggi cosa è un processo può sembrare pleonastico, inutile. Tutti usiamo processi tutti i giorni e tutti sappiamo cosa è un processo. Un po’ come quando nei CV trovi scritto problem solving: tutti si reputano dei problem solvers, ma pochi sanno cosa sia. Si tratta di una di quelle parole, processo, abusata fino al punto da perderne il significato vero.

Un processo è una serie di azioni volte a creare un valore. “Valore” è la parola chiave di tutto, in questo caso. Ed è anche il grande assente, perché spesso chi inizia a pensare ad un processo, o ne sente parlare, spesso pensa solo ad “una serie di azioni” e perde il concetto di creare un valore.

Un processo è anche un insieme ordinato di azioni: non dobbiamo raggiungere il valore inventando o trovando la nostra strada o quella che sembra più adatta in quel momento. Anche questo è un punto di molti fraintendimenti (e frustrazioni, dipende da che parte si è …); occorre seguire una serie di azioni predeterminate, che hanno un significato preciso e delle regole precise.

Fatte queste premesse comincia già a delinearsi di cosa si tratta: in un’azienda (ma non solo), seguire un processo significa avere dei dati di input e, tramite risorse e controlli, ottenere un output, cioè il valore di cui abbiamo parlato; non sono parole a caso, ma sono concetti nucleari, applicati i quali, si può creare valore senza dispersione e con efficacia. Non si tratta di lavorare meno, ma di essere ordinati, non si tratta di non pensare o di eseguire passivamente, ma di sapere rima cosa succederà dopo e soprattutto perché.

Un processo è quella serie ordinata di azioni che ci permette di eseguire un compito senza dover ripensare ogni minuto a precedenti e conseguenti, senza toglierci la consapevolezza delle azioni e della loro importanza. Questo significa anche poterlo eseguire in caso di emergenza, quando serve, o poterlo trasmettere con efficacia a qualcun altro.

Un processo, dicevamo, trasforma un input in un output, ma richiede delle risorse: umane, tecnologiche, aziendali, consumabili, etc. … e chi più ne ha più ne metta. Si tratta di un passaggio importante, perché evidenzia che l’esecuzione di un insieme ordinato di attività, consuma, ha un costo e quindi deve avere una ragion d’essere. Diversamente significa che stiamo solo spostando sassi, senza che serva a nessuno.

Contemporaneamente è indispensabile che esistano i controlli, nel senso che un insieme ordinato di attività deve essere misurabile per poter essere valutato sia nel suo risultato che nella sua esecuzione. Ci devono essere gli allarmi per determinate situazioni (sicurezza, per esempio, costo o qualsiasi altra cosa).

Questi quattro punti cardinali chiariscono lo schema entro il quale un processo si muove. Senza uno di questi non stiamo parlando di un processo, non stiamo creando valore e, in un ultima analisi, non serve.

Come vedremo in [Come si scrive un processo] un punto fondamentale è quello che un processo vada documentato; è abbastanza auto-esplicativo, ma molto meno scontato di quanto sembri, nella realtà.

Nota bene

Non è da confondere un processo con una procedura: una procedura è un elenco di azioni per ottenere un risultato, azioni molto operative e precise: come stampare un documento non è un processo, ma una procedura: si apre il file, si sceglie la voce di menu corretta, si sceglie la stampante, si prende il foglio. Questo non è un processo perché non sta creando un valore per l’azienda o il contesto.